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“2013年中文数字出版与数字图书馆国际研讨会”——会议接待总结
敦煌研究院 丨 文 牛源 | 图 同方知网 纪宇 牛源 刘虎 丨 2013-7-28    访问量:  

“2013年中文数字出版与数字图书馆国际研讨会”是由清华大学图书馆、香港大学图书馆、敦煌研究院、中国学术期刊电子杂志社四家单位主办、由同方知网公司和敦煌研究院信息资料中心承办的一次大型会议。会期4天(7月11日-14日)。 

一、会议前期筹备。会议前期筹备工作始于去年,主要是确立会议主题、确定主办单位和承办单位、会议地点以及会议规模。

二、会议中期筹备。中期准备是在今年3-5月份。主要做了以下准备工作:

(一)、编写《会议指南》。

1、会议基本信息。会议名称、时间、地点、主办单位、承办单位、会议主题、会场地址、会议规模等。

2、会议背景资料。会议主要探讨在云出版模式下的中文数字资源建设和服务。会议旨在为中国大陆和海外的图书馆、出版社的领导者和中国研究专业人员搭建一个交流平台,展示中文图书馆建设与数字化应用领域的最新进展,分享最新研究成果。它不仅是海内外图书馆同仁交流新思想、新观念、新技术、新进展的重要渠道,而且也是出版社与读者共同参与并讨论信息服务模式创新的重要会议。

3、会议日程。分为会议研讨(7月11日和7月12日上午)和主题参访(7月12日下午、7月13日、7月14日)2个部分。

4、参会代表行程安排与费用。往返交通费、房费自理,接机接站费、会议期间的餐费、相关参访费用等由同方公司会务组负担。

5、会议征稿说明。要求主要有征稿范围、征文要求、提交日期、论文评审、论文发表、奖励等。

6、会议使用语言。会议语言为英语和中文,会议提供中、英、日、韩翻译。

7、会务组联系方式。

(二)、编写和邮寄《邀请函》。

(三)、参会代表的信息确认、收集整理“参会代表行程信息确认表”(如会议活动选择、是提交论文还是计划演讲、是否需要接送、酒店房间选择等内容)。

(四)勘察和确定会场。4月初,信息资料中心负责人前去各大宾馆勘察选择能容纳四百人左右的会议场地及其相关配套设施,最终选定太阳能大酒店。因为太阳能大酒店的敦煌厅能容纳四百人,可做主会场。另外两个中型会场可做分会场。

(五)编写《工作手册》。在与同方公司联系确认参会代表人数(人数在不断地增加)的同时,开始着手编写我院承办此次会议的《工作手册》。主要内容是会议日程和相关部门之间的协作与分工,大致分为会务组(负责与各合作方的联络、资料翻译、会议材料的准备)、会场服务组(主要负责:1、会场卫生打扫、会场横幅、背景墙、易拉宝、海报的设计、打印和布置;2、主席台中英文桌签、场地指示牌的设计;3、会场设备的准备和调试;4、演示文件的准备;5会场服务,包括设备操作、传递话筒、会议录音及文字记录等)、接待组(负责:1、收集嘉宾抵敦、返程时间;2、重要领导和嘉宾的接送;3、票务;4、用车联系)、后勤保障组(负责:1、车辆派遣;2、餐饮、茶歇准备;3、水电保障;4、环境卫生)、参观组(负责莫高窟和榆林窟的中、英、韩等语种讲解)、新闻媒体报道组(负责为媒体提供相关背景材料和会议全面报道)、摄影组(负责会议全程的摄影、摄像及资料的保存)七个部分。

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